Possiamo formattare il nostro prospetto Excel anche agendo manualmente: questa procedura può essere l’unica a disposizione quando creiamo dei prospetti molto elaborati (e, quindi, non facilmente formattabili con uno stile automatico e predefinito di Excel) oppure possiamo formattare manualmente solo perché desideriamo creare stili alternativi a quelli disponibili in Excel: potremmo, per esempio, attribuire uno stile di formattazione automatico ad un prospetto e, poi modificare solo delle specifiche caratteristiche (il colore di riempimento, la dimensione e lo stile del carattere, …) per personalizzare ulteriormente il nostro progetto.
Gli elementi rilevanti di formattazione li possiamo assegnare (ad una cella o contemporaneamente ad un intervallo di celle) per mezzo dei pulsanti disponibili nella barra degli strumenti Formattazione.
Vediamo nel dettaglio le funzioni dei diversi “gruppi” di pulsanti che troviamo sulla barra Formattazione e analizziamo delle “regole di stile”.
I primi due elenchi a discesa permettono di attribuire alle celle selezionate uno specifico tipo di carattere e una dimensione (in pixel); gli altri tre pulsanti permettono di attribuire un determinato stile (Grassetto, Corsivo o Sottolineato) al carattere.
- Per la parte tabellare del nostro prospetto, consiglio l’utilizzo di font “leggibili” (Arial, Verdana, Times New Roman, …) e una dimensione del carattere media (compresa tra gli 10px e i 14px); lo stile “Grassetto” viene usato di solito, per le intestazioni di riga e di colonna e per rimarcare alcuni dati (molto indicato per evidenziare i valori totali); lo stile “Corsivo” usatelo assolutamente per formattare delle celle numeriche (i numeri si leggono benissimo normalmente); infine, lo stile “Sottolineato” è usato pochissime volte in un prospetto (è preferibile assegnare un bordo alla cella).
I primi tre pulsanti del terzo gruppo hanno la funzione di allineare il contenuto delle celle: rispettivamente a sinistra, centrato e a destra, invece il pulsante “Unisci e centra” (quello che vedete evidenziato nella foto sopra) permette di centrare il contenuto della cella nella selezione fatta; questo è un comando molto utile quando, se ad esempio desideriamo creare un’intestazione, per la nostra tabella: basta soltanto inserire il testo nella prima cella e, in seguito, unire tutte le celle della riga (fino ad arrivare a quella che delimita la tabella).
- E’ consigliato allineare i numeri sempre sulla destra (fateci caso Excel lo fa in automatico); le intestazioni di colonna (tranne per la prima) solitamente, vengono centrate; la prima colonna di un prospetto, se di tipo descrittivo, viene allineata a sinistra.
Il quarto gruppo di pulsanti lo usiamo per formattare le celle che contengono o “visualizzano” numeri (cioè che contengono formule o delle funzioni). Ad una stessa cella potremmo dare anche più stili (ad esempio, attribuisco lo stile separatore e, poi, aumento il numero delle cifre decimali).
- Solitamente, quando vengono utilizzati in una stessa colonna, numeri con la virgola, consiglio di allinearli per mezzo dei pulsanti Aumenta decimali e/o Diminuisci decimali.
Il quinto gruppo è composto soltanto da due pulsanti che permettono rispettivamente, di ridurre o aumentare il rientro del contenuto di una cella.
- Realmente, i pulsanti “Riduci rientro” e “Aumenta rientro” non vengono utilizzati spesso poiché, generalmente, si preferisce utilizzare più colonne/righe per allineare dei dati.
Invece, l’ultimo gruppo di pulsanti è usato molto frequentemente nella formattazione di un prospetto Excel. Il primo pulsante del gruppo permette di selezionare, in un sottomenu, un tipo di bordo da attribuire al prospetto o ad un determinato gruppo di celle; gli altri due apriranno un sottomenu dal quale possiamo scegliere un colore da attribuire, rispettivamente, allo sfondo della cella o al carattere.
- Quando creiamo un prospetto è consigliato non fare eccessivo ricorso alle “griglie”: solitamente di utilizza un bordo ad intervalli regolari di dati (per esempio, ogni due o quattro righe) poiché viene ritenuto meglio leggibile; per quanto riguarda il colore, di solito si preferiscono sfondi chiari; quelli scuri (con testo chiaro, almeno quello…) vengono usati pochissime volte e quasi sempre per le intestazioni del prospetto.
Come rimuovere o modificare la formattazione.
Noterete presto che non tutti i pulsanti della barra degli strumenti Formattazione permettono di “rimuovere” la formattazione preselezionata. Quindi, mentre l’attribuzione del corsivo o di un bordo possiamo rimuoverla cliccando di nuovo sul pulsante, l’unione di celle o l’attribuzione di uno stile numerico non potremo rimuoverla per mezzo della barra Formattazione.
Se vogliamo “rimuovere” immediatamente la formattazione attribuita alla cella possiamo servirci del comando Annulla… presente nel menu MODIFICA (o il rispettivo pulsante sulla barra degli strumenti Standard); oppure, possiamo utilizzare il comando MODIFICA/Cancella/Formati.