Excel permettere di proteggere sia le cartelle (cioè i file), ma anche i fogli. Per le Cartelle, potremo proteggere il file sia prima che dopo l’apertura.
Per proteggere il file prima che esso venga aperto, potremo inserire una password di apertura (il file si apre soltanto se si inserisce la password) e di scrittura (gli utenti possono sia aprire che effettuare modifiche). Tutte e due le opzioni lavorano su uno determinato file (solitamente in rete): chiunque entri, con qualunque privilegio, potrebbe effettuare una copia del file e apportare delle modifiche. Per procedere in questa maniera, entriamo nel menu File (con Excel 2007 > Pulsante Office), scegliamo Salva con nome e premiamo il pulsante Opzioni generali impostando le password desiderate e confermandole.
Se vogliamo proteggere il file dopo la sua apertura, possiamo lavorare sul menu Proteggi cartella di lavoro del menu Strumenti > Protezione (in Excel 2007 > si trova nella scheda Revisione, gruppo Revisioni). Scegliendo di proteggere la Struttura l’utente aprirà il file, ma non potrà cancellare, nascondere, scoprire o aggiungere fogli; proteggendo le Finestre l’utente non potrà modificare la dimensione delle finestre che appariranno.