Non si può “annullare” una email inviata per errore quindi, il messaggio dopo spedito, arriverà al destinatario e non si può fare niente per impedirlo.
Ci sono client di posta elettronica che hanno una funzionalità di richiamare una email appena inviata, anche se si può usare solo in pochissime occasioni.
Pertanto, quando inviamo messaggi di posta elettronica, è meglio non cliccare subito su Invia fino a quando non siamo sicuri che tutto sia stato scritto correttamente e che i destinatari siano quelli che desideriamo.
Una mail non è come un commento su Facebook o un blog che possiamo cancellare o modificare dopo averlo pubblicato.
Quando si invia una mail il client di posta elettronica invia una copia del messaggio al server di posta che gestisce l’indirizzo del destinatario e non possiamo eliminarla da li perché il server è fuori il nostro controllo.
Ci sono però alcune soluzioni per annullare l’invio di una email appena spedita per errore.
Come accennato poco fa, Microsoft Outlook contiene una funzione di “richiamo” che consente di richiamare messaggi di posta elettronica, ma solo in casi particolari.
Stesso discorso, in modo molto più dettagliato, se utilizziamo il fantastico Gmail.
La funzione di richiamo di Outlook permette solo di richiamare o ritirare messaggi in alcune occasioni.
Innanzitutto occorre utilizzare il sistema di posta elettronica di Microsoft Exchange ed il destinatario deve essere sul medesimo server Exchange (praticamente si può usare solo negli uffici).
Questo richiamo può funzionare quando si è invia una mail solo ai colleghi di ufficio o di azienda, ma non funziona per email inviate ad altri indirizzi di posta elettronica esterni o se i messaggi non vengono letti utilizzando Outlook.
La funzione di richiamo del messaggio in Outlook funziona inviando un secondo messaggio alla casella di posta dell’altra persona che cancella la mail appena inviata.
Per impostazione di default, Outlook elimina il messaggio di posta elettronica se non è stato ancora letto.
Comunque, è possibile per un utente disabilitare questa funzione ed Outlook ignorerà queste richieste.
La funzione di richiamo è un modo cortese di chiedere di ignorare un messaggio di posta inviato per errore.
Se la persona ha già letto il nostro messaggio, esso non sarà cancellato ma il destinatario sarà informato della richiesta e questo può provocare ancora più confusione.
Anche se questa funzione è utile per cancellare i messaggi con errori, non potremo contare su questo richiamo se effettuiamo un invio errato.
Altre informazioni sulla funzione di richiamo di Outlook sono nella pagina di istruzioni Microsoft.
Su Outlook possiamo invece ritardare l’invio di un messaggio ed annullarlo togliendo l’opzione “Invia immediatamente alla connessione” che troviamo nelle opzioni avanzate.
Dei client di posta permettono di premere il tasto “undo” dopo l’invio di una e-mail, almeno per qualche secondo.
Così facendo, se premiamo per errore il tasto “Invia”, lo possiamo annullare ed evitare che il destinatario riceva il messaggio.
Non è un richiamo di un’email già inviata, ma un ritardo impostato prima che il messaggio venga inviato al server del destinatario.
Un servizio di posta elettronica su cui possiamo attivare la possibilità di annullare l’invio di una email è Gmail.
Aprite Gmail, andate in Impostazioni e poi su Labs trovate ed attivate l’opzione Annulla invio di Yuzo F.
Salvate il tutto utilizzando il pulsante in fondo alla pagina.
Provate pure ad inviare un messaggio a voi stessi e verificate che, dopo aver premuto Invio, appare una scritta gialla in alto con scritto: Il messaggio è stato inviato. Annulla Visualizza messaggio.
Possiamo quindi premere Annulla per evitare che il messaggio arrivi a destinazione.
La scritta gialla resta visibile per circa 30 secondi, decorsi i quali non si potremo fare più niente per evitare che quel messaggio sarà recapitato al destinatario.
Abbiamo visto che non c’è un modo per annullare l’invio di email dopo l’invio quindi, prima di cliccare il pulsante di Invio, meglio riflettere un attimo e verificare almeno la correttezza ortografica e quella dei destinatari.